Toimintaohjeet

Johtamisprosesseissa esitetään, kuinka KAESER KOMPRESSOREN SE:n johto ohjaa ja valvoo yritystä, toteuttaa henkilöstösuunnittelua ja varmistaa toiminnan lainmukaisuuden.

Sisäisiä auditointeja suoritetaan säännöllisin välein. Sisäisten auditointien tulosten, asiakaspalautteiden, tunnuslukujen analysoinnin sekä suoritettujen korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden perusteella yritysjohto arvioi IMS-järjestelmän

• soveltuvuuden,
• asianmukaisuuden ja
• vaikuttavuuden.

Johdon arvioinnin tulokset johtavat mahdollisesti korjaustoimenpiteisiin, ja ne ovat pohjana uusille tavoitteille, prosessien ja tuotteiden parantamiselle (jatkuvan parantamisen prosessi IMS:n instrumenttina) sekä resurssien tehokkaammalle hyödyntämiselle.

Työntekijöiden yhdyshenkilöinä toimivat heidän esimiehensä sekä osastojen/toimipaikkojen IMS-valtuutetut, jotka huolehtivat siitä, että

• yrityspolitiikkaa noudatetaan käytännössä,
• laatu-, ympäristö-, työturvallisuus- ja energiapoliittiset tavoitteet ymmärretään, huomioidaan ja toteutetaan kaikilla organisaation tasoilla luomalla tälle vaadittavat edellytykset,
• prosessien sisällä toimitaan ohjeiden mukaisesti
• kaikki tarpeelliset parannukset sisällytetään järjestelmään.

Tukiprosessit kuvaavat, kuinka välttämättömät resurssit tulee määritellä ja varata, jotta

• yrityksen sisäinen työskentely olisi mahdollisimman tehokasta ja
• tuotteemme ja palvelumme takaisivat asiakastyytyväisyyden.

Perus- ja kantatietojen hallintaprosessissa määritellään, kuinka osaluettelot, työsuunnitelmat, materiaalien, asiakkaiden, toimittajien ja henkilöstön kantatiedot, aikasuunnitelmat ym. laaditaan, muutetaan ja hyväksytään. Kaikki käsiteltävät tiedot syötetään SAP-järjestelmään.

Toimintaprosessissa Asiakirjojen ja tiedostojen hallinta määritellään sisäisten asiakirjojen laatiminen/muuttaminen sekä ulkoisten asiakirjojen (toimitusasiakirjojen, todistusten jne.) käsittely ja hallinta.

Ympäristöä, työturvallisuutta, vientiä ja tuontia sekä energiapolitiikkaa koskevat lakisääteiset vaatimukset dokumentoidaan sekä tarkastetaan ja päivitetään säännöllisesti. Vaatimusten noudattamista valvotaan. Tarvittaessa määritellään korjaavia toimenpiteitä, joiden toteutus varmistetaan seurannalla. Lakisääteiset vaatimukset on dokumentoitu järjestelmään, jonka käyttöopastuksen kaikki työntekijät saavat.

Henkilöstön hallinta sisältää seuraavat pääprosessit:

• henkilöstösuunnittelu
• henkilöstön kehittäminen
• henkilöstöstä huolehtiminen
• rekrytointi

Infrastruktuurin luominen käsittää rakennusten, koneiden ja koko välineistön huoltoon ja kunnossapitoon sekä testausvälineiden ylläpitoon ja valvontaan liittyvät pääprosessit.

Materiaalien ja osien hankinta sekä toimittajien valinta ja arviointi on määritelty toimintaprosessissa Strateginen ostotoiminta. Ostettuja osia saa käyttää vain, jos ne täyttävät niille asetetut laatuvaatimukset (tyyppi, materiaali, malli, vaatimusluokka jne.). Kaikkien yrityksessä käsiteltyjen osien, puolivalmisteiden ja valmistuotteiden laadun täytyy aina olla varmistettu.

Markkinointi kattaa seuraavat pääprosessit: markkinoiden seuranta, tuotevalikoiman, hintojen ja myyntikanavien määrittely, julkisuuskuvan hoito, myyntimateriaalin laatiminen ja julkaisu sekä asiakasyhteyksien hoito.

Ydinprosesseja ovat kaikki ydinkompetenssejamme kuvaavat end-to-end-prosessit. Niihin kuuluvat tuotteiden kehittämistä ja erilaisten asiakastarpeiden täyttämistä kuvaavat toimintaprosessit sekä kaikki asiakaspalveluprosessit.

Prosessi Tuotteiden kehittäminen kuvaa, kuinka uusia tuotteita kehitettäessä ja rakenteellisia muutoksia tehtäessä on toimittava, ts. kuinka tuotteen kehittäminen on suunniteltava ja ohjattava, kuinka tuotteeseen kohdistuvat vaatimukset on selvitettävä ja dokumentoitava, kuinka tulokset on arvioitava ja annettava asianosaisten käyttöön ja kuinka niitä on verrattava spesifikaatioihin. Lopuksi määritellään, kuinka tuotteen soveltuvuus määriteltyyn tai aiottuun käyttötarkoitukseen on arvioitava.

Myynnin, logistiikan ja tuotteiden käsittelyn toimintaprosessissa kuvataan prosessit, joilla tyydytetään asiakkaiden tarpeet.

Asiakkaiden tarpeiden tyydyttäminen kattaa seuraavat kohdat:

• asiakkaan tarpeiden määrittely 
• tarjousten laatiminen 
• saapuvien tilausten tarkastus ja kirjaus
• määräaikojen valvonta
• tuotteiden rakenteellinen mukauttaminen asiakkaan erityistoiveiden mukaan
• materiaalisuunnittelu
• komponenttien ja valmiiden tuotteiden suunnittelu ja ohjaus 
• tuotteiden muuttaminen
• asiakkaan toimittamien tuotteiden käsittely
• lähetyksen suunnittelu
• lähetysvalmiiden tuotteiden keräys varastosta, pakkaaminen ja lähettäminen.

Huoltopalvelun toimintaprosessissa kuvataan, kuinka huoltopalvelumme toimii. Siinä selvitetään, kuinka huoltohenkilöstö toimii häiriö- ja huoltotilanteissa, kuinka reklamaatiot ja huoltosopimukset käsitellään ja kuinka varaosatilaukset ja jätteiden käsittely hoidetaan.

Prosessin laatu turvataan analysoimalla tietoja tilastollisesti sekä korjaavilla ja ehkäisevillä toimenpiteillä.

Prosessikategoriasta "Mittaus, analysointi ja parantaminen" löytyvät toimintaprosessit kuvaavat, kuinka tuotteiden laatu tarkastetaan, kuinka yrityksen sisäisten toimintojen taso varmistetaan ja kuinka sitä jatkuvasti kehitetään, kuinka asiakastyytyväisyys mitataan ja myös kuinka energiapolitiikkaa suunnitelluin aikavälein valvotaan, mitataan ja analysoidaan.

Tuotteiden laatu varmistetaan suunnittelemalla välttämättömät tarkastukset määriteltyjen kriteerien pohjalta, tarkastamalla tuotetut osat, rakenneryhmät ja laitteistot tarkastusohjeiden mukaisesti ja viime kädessä poistamalla virheelliset tuotteet tuotannosta ja palauttamalla ne sinne, missä virhe on syntynyt.

Toimintaprosessissa Asiakastyytyväisyyden mittaus määritellään asiakkaiden reklamaatioiden ja tuotetarkkailun analysointi sekä asiakaskyselyjen laatiminen ja arviointi.